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  综合档案室简介

一、基本情况

综合档案室成立于2011年3月,正处级建制。它既是永久保存和提供利用学校各类档案的管理机构,又是全校档案工作的职能管理部门。学校档案工作由一名校领导分管,并主动接受上级部门的指导、监督与检查。学校综合档案室下设三个科室:综合档案科、学生档案科、评估办公室,均为正科级编制。综合档案室现有专职工作人员6人。学校档案队伍实行专、兼职人员相结合。综合档案室现有建筑面积900多平方米,库房配备了档案柜、档案架、防盗报警装置和气体灭火装置等设施,拥有良好的档案保管条件和办公条件,并拥有计算机、打印机、复印机等设备

二、基本任务

(一)贯彻执行国家关于档案工作的法规和政策,负责规划、协调全校档案工作。

(二)制定学校档案工作的规章制度,并负责监督、指导和检查执行的情况。

(三)负责接收(征集)、整理、分类、鉴定、统计和保管学校各类永久、长期保存的档案及有关资料,组织实施学校档案的信息化建设,负责学校电子文件归档和电子档案的规范化管理。

(四)开展档案开发利用,编辑档案参考资料、编制检索工具、积极开发档案信息资源,为学校各项工作做好服务工作。

(五)对学校各部门、单位的档案工作进行业务指导、监督和检查,对全校专兼职档案工作人员进行业务培训。

(六)参加档案业务、学术研究和交流、协作活动。

(七)开展档案宣传教育活动。

(八)学生档案科主要负责新生档案的建立,在校生档案的充实与完善以及毕业生档案的处理,档案的查询与转递等工作。

(九)评估办公室主要承办学校大型评估工作。起草学校评估工作总体方案、各阶段工作计划、自评工作报告等有关评估材料,分解并落实评估工作任务,负责协调各工作组的评估工作,指导、汇总、整理、完善评估所需文字材料及相关佐证材料。建立完整的评估资料档案并负责管理。

(十)完成学校领导交办的其他任务。

三、室藏档案基本情况

综合档案室包括党群、行政、教学等多个类别,保管1100多盒、50000余件各类档案,每年收集整理归档文件近25盒,年利用档案万余人次。内容涉及机构沿革、会议记录、校园面貌、学团等方面,反映了学校30多年创建、发展的真实历史。

综合档案室工作职责

一、贯彻执行国家有关档案工作的法令、法规、方针、政策,规划全校档案工作。

二、集中统一管理学校各门类永久、长期保存的档案资源,制定学校档案工作规章制度,统一管理学校各部门的档案工作,并负责监督、指导和检查各部门执行情况。

三、根据国家有关规定和标准,结合学校实际,确定学校档案的归档范围、分类标准、保管期限和整理规则。

四、负责接收(征集)、整理、分类、鉴定、保管、统计学校各类永久、长期保存的档案及有关资料。

五、组织实施档案的信息化建设,负责学校电子文件归档和电子档案的规范化管理。

六、保守档案秘密,加强档案库房的科学管理,确保档案安全,维护档案的完整、准确、系统。

七、编制检索工具,开展档案编研工作,多形式深层次开发档案信息资源,为学校内外人员利用学校档案提供优质服务。

八、负责建立健全学校档案工作网络,指导和协助学校各部门做好各类档案的归档工作,对全校专(兼)职档案员进行档案业务培训,开展档案学术研究交流和宣传教育活动。

九、完成学校领导交办的其他任务。

综合档案室档案利用制度

为了规范档案的借阅管理,确保档案的使用安全,根据《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案管理办法》的有关规定制定本制度。

一、学校教职工原则上只能查借阅本部门形成的档案资料以及可公开的普发性文件,如确需利用学校其他部门形成的档案,应填写《郑州澍青医学高等专科学校档案利用审批单》,经档案形成部门负责人批准后方可查阅。

二、借阅科研课题(论文)档案,本研究课题人员(论文作者)可直接查阅;借阅他人的科研成果(论文)档案时,需征得该课题组长、论文作者同意,必要时要报请主管校领导审查批准。

三、凡调阅党政联席会会议记录、校长办公会议记录、密级文件,需经主管校领导审批方可限定性查阅有关内容。

四、外单位及个人须持单位介绍信或个人有效证件,经主管校领导审批同意方可查阅档案,如需抄录或复制密级档案,介绍信上应写明需抄录或复制等字样。

五、阅档只限在阅档室内,不得带出阅档室,不得相互传阅,摘录档案应按原文照录,不得加注个人意见,并应注明档号或题名、摘录人姓名和摘录日期,经档案员复核并盖章。

六、查借阅档案要严守保密规定,不得擅自公开档案内容,违者按问题性质和情节,严肃处理,直至追究法律责任。利用者必须对所利用档案的完整与安全负责,严禁在档案材料上增删、涂改、加注、转借所利用档案,不得拆散、损坏、污染档案。如有损毁、丢失、伪造、倒卖学校所有的档案的行为者,将报请上级有关部门依照《中华人民共和国档案法》给予法律制裁。

七、利用者应按规定办理登记手续,认真填写《借阅档案登记簿》和《郑州澍青医学高等专科学校档案利用效果登记表》,以留综合档案室存查。

八、档案原件原则上不外借,确因工作需要,需报主管校领导审批,并严格办理登记手续,用毕按期归还,并保证其完好无损。对归还档案,档案人员应仔细清点,核查无误方可签字注销,若发现问题应及时处理。

九、凡向综合档案室移交、捐赠、寄存档案的部门和个人,对其档案享有优先利用权,并可对档案中不宜开放的部分提出限制利用的意见。

十、本制度自公布之日起实施,由综合档案室负责解释。

档案管理人员职业道德规范

一、有坚定正确的政治方向,坚持四项基本原则,遵守党和国家的方针政策。

二、严格遵守国家各项法律、法规以及学校各项规章制度,坚持原则,办事公道,清正廉洁,作风正派,严守秘密。

三、热爱档案工作,服从领导安排,有强烈的事业心和高度责任感,有为高校档案事业献身的精神。

四、奋发进取、努力学习档案专业知识和现代化管理技术,刻苦钻研业务,精通档案管理方法,有较高文化素养和管理技能

五、仪表端庄,举止大方,语言文明,工作规范,热情服务,谦虚谨慎。

六、树立全局观念,发扬协作精神,严于律已,宽以待人,团结互助,自觉维护学校的声誉,增强集体凝聚力。