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澍青医专档案利用审批表及利用效果登记表

一、学校教职工原则上只能查借阅本部门形成的档案资料以及可公开的普发性文件,如确需利用学校其他部门形成的档案,应填写《郑州澍青医学高等专科学校档案利用审批单》,经档案形成部门负责人批准后方可查阅。

二、借阅科研课题(论文)档案,本研究课题人员(论文作者)可直接查阅;借阅他人的科研成果(论文)档案时,需征得该课题组长、论文作者同意,必要时要报请主管校领导审查批准。

三、凡调阅党政联席会会议记录、校长办公会议记录、密级文件,需经主管校领导审批方可限定性查阅有关内容。

四、外单位及个人须持单位介绍信或个人有效证件,经主管校领导审批同意方可查阅档案,如需抄录或复制密级档案,介绍信上应写明需抄录或复制等字样。

五、阅档只限在阅档室内,不得带出阅档室,不得相互传阅,摘录档案应按原文照录,不得加注个人意见,并应注明档号或题名、摘录人姓名和摘录日期,经档案员复核并盖章。

六、查借阅档案要严守保密规定,不得擅自公开档案内容,违者按问题性质和情节,严肃处理,直至追究法律责任。利用者必须对所利用档案的完整与安全负责,严禁在档案材料上增删、涂改、加注、转借所利用档案,不得拆散、损坏、污染档案。如有损毁、丢失、伪造、倒卖学校所有的档案的行为者,将报请上级有关部门依照《中华人民共和国档案法》给予法律制裁。

七、利用者应按规定办理登记手续,认真填写《借阅档案登记簿》和《郑州澍青医学高等专科学校档案利用效果登记表》,以留综合档案室存查。

八、档案原件原则上不外借,确因工作需要,需报主管校领导审批,并严格办理登记手续,用毕按期归还,并保证其完好无损。对归还档案,档案人员应仔细清点,核查无误方可签字注销,若发现问题应及时处理。

九、凡向综合档案室移交、捐赠、寄存档案的部门和个人,对其档案享有优先利用权,并可对档案中不宜开放的部分提出限制利用的意见。

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